Microsoft Office Word

MICROSOFT OFFICE WORD

Microsoft Office Word pertama diterbitkan pada 1983 dengan nama Multi-Tool Word untuk Xenix, versi-versi ini kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem operasi, misalnya DOS(1983), Apple Macintosh(1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows(1989). Microsoft office word adalah perangkat lunak andalan microsoft yang berfungsi sebagai pengolah kata.

A.     Membuat dokumen di Microsoft Office Word

Untuk membuat dokumen di Microsoft Word, dapat dilakukan dengan cara berikut :

·           Klik menu File à New (CTRL+N) maka akan otomatis mengeluarkan new blank document.

Sebelum memulai dokumen, sebaiknya atur properti terlebih dahulu. Pengaturan properti dapat dilakukan dengan menggunakan menu Page Layout. Pada menu ini kita tentukan ukuran kertas, margin dan lain-lain.

Gambar 1. Kotak dialog Page Setup

1.         Margins

Untuk menentukan batas atas naskah dengan kertas. Gambar 1 menunjukkan margin halaman. Jika menginginkan margin sesuai dengan yang diinginkan dapat secara langsung diisi pada menu Custom Margins.

·      Top : jarak antara sisi atas kertas dengan teks/naskah.

·      Buttom : jarak antara sisi bawah dengan naskah

·      Left : jarak antara sisi kiri dengan naskah

·      Right : jarak antara sisi kanan dengan naskah

·      Gutter : jarak spasi tambahan pada margin kiri yang ditujukan sebagai tempat penjilidan

·      Gutter position : letak gutter

·      Orientation : pengaturan arah cetakan halaman dengan portrait (memanjang) dan landscape (melebar)

Gambar 2. Tampilan Custom Margin

2.         Size

Untuk menentukan ukuran kertas yang akan digunakan dengan memilih opsinya pada menu drop-down. Jika menginginkan ukuran kertas sendiri, dapat diisi nilainya secara langsung pada menu more paper size.

Gambar 3. Tampilan more paper size

Secara default, satuan yang digunakan pada ruler maupun margin adalah inchi. Untuk mengubahnya ke centimeter, klik menu File > Options > Advanced > Display atau klik menu Customize Quick Access Toolbar lalu pilih More Commands seperti gambar di bawah ini :

Sehingga muncul kotak dialog Word Options (Gambar 4). Pada bagian Measurements Units, gantilah satuan ke Centimeters.

Gambar 4. Tampilan Word Options

Untuk menyimpan dokumen baru, secara default nama dokumen yang dibuat akan berurutan, yaitu document1, document2, dan seterusnya. Cara untuk menyimpan dokumen adalah sebagai berikut :

1.         Klik menu File > Save atau Save As (CTRL+S) sehingga muncul kotak dialog Save As (Gambar 5).

Gambar 5. Kotak dialog Save As

2.         Di dalam kotak dialog tersebut, lakukan pengaturan sebagai berikut :

·           File name : ketikkan nama untuk identifikasi dokumen

·           Save As type : type dokumen, gunakan default yang diberikan, yaitu Word Document.

·           Klik tab Save untuk menyimpan dokumen tersebut.

Untuk menyimpan dokumen lama yang telah diedit, klik menu File > Save. Apabila dokumen tersebut hendak disimpan dengan nama yang berbeda, klik File > Save As sehingga caranya sama seperti menyimpan dokumen baru. Apabila dalam menyimpan dokumen, nama yang digunakan sama dengan nama yang sudah ada di dalam folder, maka kotak konfimasi seperti Gambar 6.

Gambar 6. Kotak Konfirmasi Penyimpanan

·           Replace exiting file : menimpa/ mengganti file yang sudah ada dengan dokumen baru.

·           Save change with a different name : menyimpan dokumen baru dengan nama lain.

·           Merge into exiting file : menggabungkan perubahan yang dilakukan ke dalam file yang sudah ada.

Setelah selesai mengedit dokumen dan memastikan sudah menyimpannya, ada beberapa cara untuk menutup dokumen, yaitu :

·           Klik menu File > Exit

·           Klik tombol Close Window  yang terdapat di dalam Title Bar.

Dokumen yang telah disimpan dapat dibuka dengan salah satu cara berikut:

·           Klik menu File > Open (CTRL+O)

·           Klik tombol Open  yang terdapat di dalam Title Bar.

Sehingga muncul kotak dialog open (Gambar 7), kemudian pilih file dokumen yang akan dibuka.

Gambar 7. Kotak dialog Open

B.     Penggunaan Tabel

Pada umumnya, penyisipan tabel ke dalam dokumen berfungsi untuk mendukung penjelasan/ uraian dokumen. Untuk membuat tabel, klik menu Insert > Table sehingga muncul kotak dialog Insert Table setelah itu menentukan banyaknya kolom dan baris yang dibutuhkan (Gambar 13).

Gambar 13. Kotak dialog Insert Table

·           Number of columns : untuk menentukan jumlah kolom, sebagai contoh isikan 5.

·           Number of rows : untuk menentukan jumlah baris, sebagai contoh isikan 2.

·           AutoFit Behavior : untuk pengaturan lebar kolom.

Teks dapat langsung diketikkan di dalam sel tabel. Hasil dari contoh akan membuat tabel seperti dibawah ini :

Contoh teks

     Tabel dapat diatur propertinya untuk menyesuaikan tampilannya, misalnya mengatur tampilan garis, memberi warna sel, mengatur posisi, dan lainnya. Contoh tabel dibawah ini adalah tabel yang telah diberi variasi :

NAMA	NIM	KELAS
MERRY	12.12.0142	SI 12 C
BENNY	12.12.0114	SI 12 C

    

       Variasi pada tabel tersebut dapat dibuat dengan menggunakan berbagai macam fasilitas yang ada pada Page Layout > Page Background.

C.     Penggunaan kolom

Untuk membuat kolom kita bisa menggunakan menu Page Layout > Columns. Sebelumnya kita harus block dulu kalimat/ paragraph yang ingin kita buat kolom. Pilih type kolom sesuai dengan yang kita inginkan jika pilihan tidak ada kita bisa menggunakan More Columns maka akan tampil kotak dialog seperti gambar dibawah ini :

Gambar 14. Kotak dialog Columns

·           Number of columns : untuk menentukan berapa kolom yang kita inginkan

·           Width : untuk menentukan lebar tiap kolom

·           Spacing : untuk menentukan jarak antar kolom

·           Line between : untuk menambahkan garis pembatas antar kolom

Sebagai contoh lihat gambar dibawah ini :

Gambar 15. Contoh penggunaan kolom

D.     Penggunaan numbering

Seringkali di dalam dokumen dijumpai penulisan teks dengan penomoran (numbering) dan penandaan (bullet). Untuk penggunaannya kita bisa pilih menu Format > Bullet and Numbering. Disini kita akan membahas tentang numbering. Kita bisa langsung klik icon numbering yang ada di Toolbar dan untuk format lebih lengkap klik Define New Number Format maka akan muncul kotak dialog dibawah ini :

Gambar 16. Kotak Dialog Format Numbering

·           Number Format Style : untuk menentukan jenis numbering

·           Number format : untuk menentukan format numbering

·           Font : untuk mengatur jenis font yang akan digunakan

Contoh penggunaan numbering bisa kita lihat gambar 17 :

Gambar 17. Contoh penggunaan Numbering

E.     Penggunaan header dan footer

Fasilitas Header and Footer digunakan untuk membuat catatan kaki, penomoran halaman, dan yang lainnya. Untuk masuk ke bagian ini, klik menu Insert > Header and Footer sehingga tampilan dokumen akan berpindah pada area header atau footer. Hal ini diindikasikan dengan teks atau objek di dalam dokumen terlihat redup. Ketikkan teks yang akan dibuat. Sebagai contoh saya akan memasukkan nama, kelas dan nim untuk Header seperti gambar berikut :

Gambar 18. Contoh pemakaian Header

       Untuk contoh pemakaian Footer saya akan memasukkan alamat blog seperti gambar dibawah ini :

Gambar 19. Contoh pemakaian Footer

F.      Penggunaan Footnote

       Footnote (catatan kaki) dan Endnote (catatan akhir) digunakan untuk memberi penjelasan, komentar tambahan yang lebih mendetil atau referensi untuk informasi tertentu yang ada dalam dokumen. Footnote umumnya berupa nomor bilangan kecil yang ditulis dalam bentuk seperti pemangkatan (superscript).

Footnote atau Endnote terdiri dari :

·           Tanda (dalam bentuk superscript) yang terletak dalam dokumen. Tanda bisa berupa angka, simbol, atau huruf.

·           Isi untuk keterangan footnote / endnote yang terletak di akhir halaman atau dokumen / section.

Cara membuat catatan kaki (footnote) :

1.         Pilih lokasi penempatan footnote

          Pilih posisi atau lokasi penempatan footnote dan tempatkan kursor editor (umumnya berupa garis vertikal kedap kedip) di lokasi tersebut. Cara mudahnya klik saja lokasi tersebut.

2.         Memulai proses menyisipkan footnote

Ada 2 cara menyisipkan footnote :

·           Melalui ribbon, klik menu ribbon References lalu klik icon Insert Footnote.

·           Melalui keyboard shortcut, jika Microsoft Word Anda mendukung kompatibilitas dengan Microsoft Word 2003, maka Anda bisa menggunakan shortcut ALT+I,N,N

3.         Panduan mengisi dialog footnote

Setelah klik icon Insert Footnote atau mengaktifkan melalui keyboard shortcut, lalu akan ditampilkan sebuah dialog untuk menyisipkan footnote.

Gambar 20. Kotak dialog Footnote and Endnote

              Untuk mengisi dialog footnote tersebut :

·           Untuk bagian Location pilih opsi footnotes. Pada kotak yang tersedia, pilih bottom of page untuk menaruh keterangan di bagian bawah halaman / kertas kerja.

·           Untuk bagian format

-            Pilih number format sesuai dengan yang anda inginkan, apakah bentuk penomoran : 1,2,3..; a,b,c..; dan sebagainya.

-            Isikan Custom Mark jika anda ingin footnote anda berupa simbol, kata, atau apapun yang anda inginkan untuk dijadikan footnote.

-            Isikan Start At dengan angka yang paling kecil yang anda inginkan yang akan digunakan sebagai awal dari nomor footnote.

-            Numbering, jika anda menggunakan format nomor (lihat pilihan number format), apakah ingin nomor tersebut sekuensial alias bertautan untuk keseluruhan dokumen atau untuk setiap section dimulai kembali dengan angka yang sudah anda isikan di kotak Start At di atas

4.         Sisipkan footnote

Setelah selesai mengisi format untuk footnote, baca sekali lagi untuk memastikan semua telah sesuai dengan apa yang anda inginkan. Selanjutnya klik Insert untuk menambahkan footnote pada dokumen anda.[1] Sebagai contoh lihat gambar berikut :

Gambar 21. Contoh penggunaan footnote