Microsoft Office Word

MICROSOFT OFFICE WORD

Microsoft Office Word pertama diterbitkan pada 1983 dengan nama Multi-Tool Word untuk Xenix, versi-versi ini kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem operasi, misalnya DOS(1983), Apple Macintosh(1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows(1989). Microsoft office word adalah perangkat lunak andalan microsoft yang berfungsi sebagai pengolah kata.

A.     Membuat dokumen di Microsoft Office Word

Untuk membuat dokumen di Microsoft Word, dapat dilakukan dengan cara berikut :

·           Klik menu File à New (CTRL+N) maka akan otomatis mengeluarkan new blank document.

Sebelum memulai dokumen, sebaiknya atur properti terlebih dahulu. Pengaturan properti dapat dilakukan dengan menggunakan menu Page Layout. Pada menu ini kita tentukan ukuran kertas, margin dan lain-lain.

Gambar 1. Kotak dialog Page Setup

1.         Margins

Untuk menentukan batas atas naskah dengan kertas. Gambar 1 menunjukkan margin halaman. Jika menginginkan margin sesuai dengan yang diinginkan dapat secara langsung diisi pada menu Custom Margins.

·      Top : jarak antara sisi atas kertas dengan teks/naskah.

·      Buttom : jarak antara sisi bawah dengan naskah

·      Left : jarak antara sisi kiri dengan naskah

·      Right : jarak antara sisi kanan dengan naskah

·      Gutter : jarak spasi tambahan pada margin kiri yang ditujukan sebagai tempat penjilidan

·      Gutter position : letak gutter

·      Orientation : pengaturan arah cetakan halaman dengan portrait (memanjang) dan landscape (melebar)

Gambar 2. Tampilan Custom Margin

2.         Size

Untuk menentukan ukuran kertas yang akan digunakan dengan memilih opsinya pada menu drop-down. Jika menginginkan ukuran kertas sendiri, dapat diisi nilainya secara langsung pada menu more paper size.

Gambar 3. Tampilan more paper size

Secara default, satuan yang digunakan pada ruler maupun margin adalah inchi. Untuk mengubahnya ke centimeter, klik menu File > Options > Advanced > Display atau klik menu Customize Quick Access Toolbar lalu pilih More Commands seperti gambar di bawah ini :

Sehingga muncul kotak dialog Word Options (Gambar 4). Pada bagian Measurements Units, gantilah satuan ke Centimeters.

Gambar 4. Tampilan Word Options

Untuk menyimpan dokumen baru, secara default nama dokumen yang dibuat akan berurutan, yaitu document1, document2, dan seterusnya. Cara untuk menyimpan dokumen adalah sebagai berikut :

1.         Klik menu File > Save atau Save As (CTRL+S) sehingga muncul kotak dialog Save As (Gambar 5).

Gambar 5. Kotak dialog Save As

2.         Di dalam kotak dialog tersebut, lakukan pengaturan sebagai berikut :

·           File name : ketikkan nama untuk identifikasi dokumen

·           Save As type : type dokumen, gunakan default yang diberikan, yaitu Word Document.

·           Klik tab Save untuk menyimpan dokumen tersebut.

Untuk menyimpan dokumen lama yang telah diedit, klik menu File > Save. Apabila dokumen tersebut hendak disimpan dengan nama yang berbeda, klik File > Save As sehingga caranya sama seperti menyimpan dokumen baru. Apabila dalam menyimpan dokumen, nama yang digunakan sama dengan nama yang sudah ada di dalam folder, maka kotak konfimasi seperti Gambar 6.

Gambar 6. Kotak Konfirmasi Penyimpanan

·           Replace exiting file : menimpa/ mengganti file yang sudah ada dengan dokumen baru.

·           Save change with a different name : menyimpan dokumen baru dengan nama lain.

·           Merge into exiting file : menggabungkan perubahan yang dilakukan ke dalam file yang sudah ada.

Setelah selesai mengedit dokumen dan memastikan sudah menyimpannya, ada beberapa cara untuk menutup dokumen, yaitu :

·           Klik menu File > Exit

·           Klik tombol Close Window  yang terdapat di dalam Title Bar.

Dokumen yang telah disimpan dapat dibuka dengan salah satu cara berikut:

·           Klik menu File > Open (CTRL+O)

·           Klik tombol Open  yang terdapat di dalam Title Bar.

Sehingga muncul kotak dialog open (Gambar 7), kemudian pilih file dokumen yang akan dibuka.

Gambar 7. Kotak dialog Open

B.     Penggunaan Tabel

Pada umumnya, penyisipan tabel ke dalam dokumen berfungsi untuk mendukung penjelasan/ uraian dokumen. Untuk membuat tabel, klik menu Insert > Table sehingga muncul kotak dialog Insert Table setelah itu menentukan banyaknya kolom dan baris yang dibutuhkan (Gambar 13).

Gambar 13. Kotak dialog Insert Table

·           Number of columns : untuk menentukan jumlah kolom, sebagai contoh isikan 5.

·           Number of rows : untuk menentukan jumlah baris, sebagai contoh isikan 2.

·           AutoFit Behavior : untuk pengaturan lebar kolom.

Teks dapat langsung diketikkan di dalam sel tabel. Hasil dari contoh akan membuat tabel seperti dibawah ini :

Contoh teks

     Tabel dapat diatur propertinya untuk menyesuaikan tampilannya, misalnya mengatur tampilan garis, memberi warna sel, mengatur posisi, dan lainnya. Contoh tabel dibawah ini adalah tabel yang telah diberi variasi :

NAMA	NIM	KELAS
MERRY	12.12.0142	SI 12 C
BENNY	12.12.0114	SI 12 C

    

       Variasi pada tabel tersebut dapat dibuat dengan menggunakan berbagai macam fasilitas yang ada pada Page Layout > Page Background.

C.     Penggunaan kolom

Untuk membuat kolom kita bisa menggunakan menu Page Layout > Columns. Sebelumnya kita harus block dulu kalimat/ paragraph yang ingin kita buat kolom. Pilih type kolom sesuai dengan yang kita inginkan jika pilihan tidak ada kita bisa menggunakan More Columns maka akan tampil kotak dialog seperti gambar dibawah ini :

Gambar 14. Kotak dialog Columns

·           Number of columns : untuk menentukan berapa kolom yang kita inginkan

·           Width : untuk menentukan lebar tiap kolom

·           Spacing : untuk menentukan jarak antar kolom

·           Line between : untuk menambahkan garis pembatas antar kolom

Sebagai contoh lihat gambar dibawah ini :

Gambar 15. Contoh penggunaan kolom

D.     Penggunaan numbering

Seringkali di dalam dokumen dijumpai penulisan teks dengan penomoran (numbering) dan penandaan (bullet). Untuk penggunaannya kita bisa pilih menu Format > Bullet and Numbering. Disini kita akan membahas tentang numbering. Kita bisa langsung klik icon numbering yang ada di Toolbar dan untuk format lebih lengkap klik Define New Number Format maka akan muncul kotak dialog dibawah ini :

Gambar 16. Kotak Dialog Format Numbering

·           Number Format Style : untuk menentukan jenis numbering

·           Number format : untuk menentukan format numbering

·           Font : untuk mengatur jenis font yang akan digunakan

Contoh penggunaan numbering bisa kita lihat gambar 17 :

Gambar 17. Contoh penggunaan Numbering

E.     Penggunaan header dan footer

Fasilitas Header and Footer digunakan untuk membuat catatan kaki, penomoran halaman, dan yang lainnya. Untuk masuk ke bagian ini, klik menu Insert > Header and Footer sehingga tampilan dokumen akan berpindah pada area header atau footer. Hal ini diindikasikan dengan teks atau objek di dalam dokumen terlihat redup. Ketikkan teks yang akan dibuat. Sebagai contoh saya akan memasukkan nama, kelas dan nim untuk Header seperti gambar berikut :

Gambar 18. Contoh pemakaian Header

       Untuk contoh pemakaian Footer saya akan memasukkan alamat blog seperti gambar dibawah ini :

Gambar 19. Contoh pemakaian Footer

F.      Penggunaan Footnote

       Footnote (catatan kaki) dan Endnote (catatan akhir) digunakan untuk memberi penjelasan, komentar tambahan yang lebih mendetil atau referensi untuk informasi tertentu yang ada dalam dokumen. Footnote umumnya berupa nomor bilangan kecil yang ditulis dalam bentuk seperti pemangkatan (superscript).

Footnote atau Endnote terdiri dari :

·           Tanda (dalam bentuk superscript) yang terletak dalam dokumen. Tanda bisa berupa angka, simbol, atau huruf.

·           Isi untuk keterangan footnote / endnote yang terletak di akhir halaman atau dokumen / section.

Cara membuat catatan kaki (footnote) :

1.         Pilih lokasi penempatan footnote

          Pilih posisi atau lokasi penempatan footnote dan tempatkan kursor editor (umumnya berupa garis vertikal kedap kedip) di lokasi tersebut. Cara mudahnya klik saja lokasi tersebut.

2.         Memulai proses menyisipkan footnote

Ada 2 cara menyisipkan footnote :

·           Melalui ribbon, klik menu ribbon References lalu klik icon Insert Footnote.

·           Melalui keyboard shortcut, jika Microsoft Word Anda mendukung kompatibilitas dengan Microsoft Word 2003, maka Anda bisa menggunakan shortcut ALT+I,N,N

3.         Panduan mengisi dialog footnote

Setelah klik icon Insert Footnote atau mengaktifkan melalui keyboard shortcut, lalu akan ditampilkan sebuah dialog untuk menyisipkan footnote.

Gambar 20. Kotak dialog Footnote and Endnote

              Untuk mengisi dialog footnote tersebut :

·           Untuk bagian Location pilih opsi footnotes. Pada kotak yang tersedia, pilih bottom of page untuk menaruh keterangan di bagian bawah halaman / kertas kerja.

·           Untuk bagian format

-            Pilih number format sesuai dengan yang anda inginkan, apakah bentuk penomoran : 1,2,3..; a,b,c..; dan sebagainya.

-            Isikan Custom Mark jika anda ingin footnote anda berupa simbol, kata, atau apapun yang anda inginkan untuk dijadikan footnote.

-            Isikan Start At dengan angka yang paling kecil yang anda inginkan yang akan digunakan sebagai awal dari nomor footnote.

-            Numbering, jika anda menggunakan format nomor (lihat pilihan number format), apakah ingin nomor tersebut sekuensial alias bertautan untuk keseluruhan dokumen atau untuk setiap section dimulai kembali dengan angka yang sudah anda isikan di kotak Start At di atas

4.         Sisipkan footnote

Setelah selesai mengisi format untuk footnote, baca sekali lagi untuk memastikan semua telah sesuai dengan apa yang anda inginkan. Selanjutnya klik Insert untuk menambahkan footnote pada dokumen anda.[1] Sebagai contoh lihat gambar berikut :

Gambar 21. Contoh penggunaan footnote

MICROSOFT OFFICE EXCEL

Microsoft Excel (MS-Excel) merupakan salah satu program dalam windows untuk mengolah data yang berupa angka dan lembar kerja terdiri dari worksheet (lembar kerja). Excel akan sangat membantu kita dalam hal menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mampu mempresentasikan data dalam bentuk tabel.

Worksheet dalam Excel terdiri dari kolom dan baris. Pertemuan antara kolom dan baris disebut dengan sel (sel A1, A2, B1, B2, dst). Sel-sel dalam Excel dapat diisi dengan data-data dengan jenis yang berbeda.

Ada tiga jenis data yang dapat dimasukkan dalam lembar kerja, yaitu :

1.        Label, berupa potongan teks/ naskah dengan ciri khas akan rata kiri apabila kita masukkan dalam sel.

2.        Angka (numerik), berupa bilangan / angka, dengan ciri khas akan rata kanan.

3.        Rumus (formula), berupa rumus perhitungan dalam Excel, dengan ciri khas selalu diawali dengan tanda sama dengan (=).

Semua type data diatas dapat diubah aligmentnya sesuai dengan yang kita inginkan, dengan cara di blok dulu sel mana yang akan diubah lalu tunjuk salah satu aligment (rata kiri, tengah, dan kanan).

A.     Membuat lembar kerja dengan Microsoft Excel

Membuat lembar kerja baru

Untuk membuat buku kerja (file) yang baru yang masih kosong, dapat dilakukan dengan :

v Klik Menu File

v Pilih New (CTRL+N)

Apabila memerlukan lembar kerja yang baru pada buku kerja yang sedang digunakan, cukup dilakukan dengan cara memilih tabulasi sheet yang terletak dibawah lembar kerja, yang namanya Sheet1, Sheet2, Sheet3, dan seterusnya.

Ketika membuka dokumen baru pada Ms Excel, secara default lembar kerja Excel sudah menyediakan 3 (tiga) lembar kerja baru dengan nama sheet1, sheet2, sheet3 untuk setiap buku kerja baru. Jumlah standar ini dapat ditambah sesuai kebutuhan dengan cara klik tombol new sheet pada bagian bawah lembar kerja.

Mengatur kertas

Menentukan batas-batas pengetikan dan bentuk kertas.

1.    Klik menu Page Layout

2.    Klik Margin (untuk menentukan batas pengetikan)

Top                         :     Mengatur batas atas kertas

Buttom                   :     Mengatur batas bawah kertas

Left                        :     Mengatur batas kiri kertas

Right                      :     Mengatur batas kanan kertas

3.    Klik Page Setup (mengatur ukuran kertas)

Tentukan margin, paper, dan layout dengan memasukkan ukuran sesuai dengan yang diinginkan.

4.    Klik Ok

Memasukkan Data

1.    Pindahkan penunjuk sel (menggunakan anak panah ke bawah, atas, kanan atau kiri, atau bisa juga menggunakan mouse) ke sel dimana data ingin dimasukkan.

2.    Ketik datanya lalu enter, untuk mengubah data yang telah dimasukkan letakkan sel pada data tersebut, kemudian tekan F2

Memindah Sel

1.    Pilih sel atau range yang akan dipindahkan

2.    Lalu klik toolbar Cut atau dari menu Edit > Cut (CTRL+X)

3.    Pindahkan sel ke tempat yang diinginkan

4.    Klik toolbar Paste atau dari menu Edit > Paste (CTRL+V)

Mengcopy isi sel

1.    Pilih sel atau range yang akan dicopy

2.    Lalu klik toolbar Copy atau dari menu Edit > Copy (CTRL+C)

3.    Pindahkan sel ke tempat yang diinginkan

4.    Klik toolbar Paste atau dari menu Edit > Paste (CTRL+V)

Membuat nomor urut

1.    Awali angka awal pembuatan nomor urut dengan tanda petik atas (‘1)

2.    Lalu copy-lah kebawah penunjuk sel diletakkan pada pojok kanan bawah, lalu tariklah kebawah atau kekanan sesuai keinginan.

Menyisipi sel, baris atau kolom

1.    Tunjuk sel mana yang akan di sisipi

2.    Lalu blok kolom atau baris sebanyak yang ingin kita sisipi

3.    Klik menu Insert columns / row atau klik kanan lalu pilih Insert maka akan muncul kotak dialog seperti gambar dibawah ini :

-       Shift cells right : untuk menyisipkan sel disebelah kiri sel yang ditunjuk

-       Shift cells down : untuk menyisipkan sel di atas sel yang ditunjuk

-       Entire row : untuk menyisipkan baris diatas sel yang ditunjuk

-       Entire column : untuk menyisipkan kolom disebelah kiri sel yang ditunjuk

Menghapus sel, baris atau kolom

1.    Tunjuk sel, baris atau kolom yang akan dihapus

2.    Lalu klik menu Edit, kemudian pilih delete atau dengan klik kanan lalu pilih Delete maka akan muncul kotak dialog seperti gambar dibawah :

-       Shift cells left : untuk menghapus sel yang ditunjuk dan otomatisasi sel sebelah kanannya bergeser ke kiri

-       Shift cells up : untuk menghapus sel yang ditunjuk dan otomatisasi sel dibawahnya bergeser ke atas

-       Entire row : untuk menghapus baris yang ditunjuk

-       Entire column : untuk menghapus kolom yang ditunjuk

Merubah lebar baris

1.    Blok range / daerah lembar kerja

2.    Pilih format atau klik kanan pilih Row Height

3.    Isikan nilainya, tekan Ok

4.    Atau dengan cara : letakkan kursor berada pada garis baris yang akan diperlebar disebelah paling kiri (pada tulisan 1,2,3…), kemudian tarik kebawah / keatas.

Merubah lebar kolom

1.    Blok range / daerah lembar kerja

2.    Pilih format atau klik kanan pilih Column Width

3.    Isikan nilainya, tekan Ok

4.    Atau dengan cara : letakkan kursor berada pada garis kolom yang akan diperlebar disebelah paling atas (pada tulisan A,B,C...), kemudian tarik kekanan / kekiri.

Menggabung sel

1.    Blok sel yang akan digabung

2.    Klik Home > Aligment

3.    Klik Aligment Cells

4.    Pada teks Aligment Horizontal dan Vertical dibuat Center

5.    Lalu pada Teks Control klik pada Merge Cell

Menengahkan judul

1.    Blok judul sepanjang kolom yang ada

2.    Lalu klik toolbar Merge and Center (atau dengan langkah-langkah seperti pada menggabungkan sel, seperti diatas).

Memformat isi sel

1.    Blok sel yang akan di format

2.    Klik menu Format Cells

a.    Number : memformat sel berupa angka dalam bentuk-bentuk tertentu,  pada Category terdapat beberapa kategori :

General : bentuk umum

Currency : memformat data dengan satuan mata uang

Data : memformat data berupa tanggal, dst.

b.    Aligment : mengatur teks

c.    Font : mengatur jenis huruf

d.   Border : mengatur jenis garis pada border

e.    Patern : memberi warna sel

Menyisipi gambar

1.    Klik menu Insert Picture Clip Art

2.    Pilih gambar yang diinginkan

3.    Klik Ok

Membuat bordir

1.    Block tabel yang akan diberi bordir tersebut

2.    Klik anak panah kecil sebelah kanan toolbar Bordir atau klik Format Cells. Kemudian pilih Borders

3.    Tentukan bordir yang diinginkan.

Mengurutkan data

1.    Block data yang akan diurutkan

2.    Klik menu Data Short

3.    Pilih model pengurutan data (Ascending atau Descending)

-       Ascending digunakan untuk mengurutkan data dari data terkecil

-       Descending digunakan untuk mengurutkan data dari data terbesar

Menyimpan lembar kerja

Klik menu File, pilih Save atau tekan CTRL+S, bisa juga dengan klik gambar disket yang ada pada toolbars standard, hingga tampil kotak dialog Save As.

a.    File name : ketikkan nama untuk identifikasi workbook anda

b.   Save As type : type dokumen, gunakan default yang diberikan, yaitu Excel Workbook

c.    Klik tab Save untuk menyimpan dokumen tersebut.

B.     Fungsi Statistika

COUNT       :    Menentukan banyaknya data

SUM             :    Menentukan total / jumlah data

AVERAGE  :    Menghitung nilai rata-rata

MAX            :    Menentukan nilai tertinggi

MIN             :    Menentukan nilai terendah

Sebagai contoh kita lihat gambar dibawah ini :

Untuk syntaknya kita buat seperti di bawah ini :

COUNT       : =COUNT(D3:D7)

SUM             : =SUM(D3:D7)

AVERAGE  : =AVERAGE(D3:D7)

MAX            : =MAX(D3:D7)

MIN             : =MIN(D3:D7)

C.     Fungsi Logika (IF)

Macam-macam logika adalah : =, <, >, <=, >=, <>

Bentuk umumnya adalah : IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) atau =IF(X=n,A,B) dimana :

X : merupakan sel kondisi

n : isi kondisi / syarat

A : jika kondisi itu terpenuhi maka lakukan A

B : jika tidak terpenuhi maka lakukan B

Contoh :

Ketentuan : jika nilai >= 70 keterangan dinyatakan Lulus, jika nilai <= 70 dinyatakan Tidak Lulus. Maka rumus yang harus kita ketikkan di sel E2 adalah sebagai berikut : =IF(D2>=70,”Lulus”,”Tidak Lulus”)

Jika kondisi lebih dari satu, maka kita gunakan operator : AND atau OR

=AND(x,y)            : menggabungkan dua kondisi dengan operator AND (dan), kedua kondisi harus benar

=OR(x,y)               : menggabungkan dua kondisi dengan operator OR (atau), maka salah satu kondisi harus benar atau kedua-duanya benar

Dimana                  : x = kondisi pertama

                                 y = kondisi kedua

Bentuk umum : =IF(Operator(x,y),A,B)

Contoh :

Ketentuan : jika umur >= 18 dan nilai >=70 maka lamaran kerja sama dengan Terima jika tidak lamaran kerja sama dengan Tolak, maka rumus yang ditulis adalah : =IF(AND(C2>=18,D2>=70),”Terima”,”Tolak”)

D.     Fungsi LOOKUP

VLOOKUP

VLOOKUP digunakan untuk pengolahan tabel secara vertikal. Syntax dari fungsi microsoft excel ini adalah :

=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)

Rumus Excel VLOOKUP dipakai untuk mencari nilai dalam kolom pertama dari tabel dan mengembalikan nilai dalam baris yang sama dari kolom lain dalam tabel. Supaya lebih jelas, kita pakai fungsi Microsoft Excel VLOOKUP dalam contoh berikut. Toko Saribusana memiliki tabel Daftar Barang sbb. :

Kemudian, saya diminta membuat tabel hasil penjualan bulan Juli 2011 seperti berikut :

Untuk mengisi kolom Keterangan, saya akan ambil dari Daftar Barang Toko Saribusana berdasarkan Kode yang ada, maka rumus Excel nya adalah

=VLOOKUP(B12,$B$3:$E$6,2,FALSE)

B12 : Kode Barang di B12 adalah acuan yang dipakai untuk mengambil data di tabel Daftar Barang.

$B$3:$E$6 : range tabel yang akan kita ambil datanya, dalam hal ini adalah tabel Daftar Barang tanpa mengikutsertakan judul kolom. Dan,  jangan lupa gunakan $ sebab range tabel adalah absolut.

E.     Fungsi RANK

Penggunaan fungsi Rank pada program spreedsheet seperti Excel adalah untuk menentukan peringkat atau ranking dari sebuah range data.

Syntak dasarnya adalah : =RANK(number,references,[order])

Dimana :

·         Number : nilai dasar yang dijadikan pijakan atau pembanding

·         References : range nilai

·         Order : opsional sorting [0 = Desc untuk nilai tertinggi ranking 1, dan 1 = Asc untuk nilai terendah ranking 1]

Sebagai contoh kita lihat gambar dibawah ini :
Ketentuan à  untuk ranking ditentukan dari nilai, maka rumusnya kita buat seperti ini :  =RANK(C2,$C$2:$C$6,0)

---

[1] - Jika anda menggunakan footnote and endnote, gunakanlah penomoran yang berbeda. Misal footnote menggunakan penomoran 1,2,3… sedangkan endnote menggunakan i,ii,iii… Hal ini untuk menghindari terjadinya kesalahan penomoran referensi yang sama.

-    Jika anda ingin menghapus footnote and dapat menghapus angka kecil yang ada di ketikkan dokumen anda maka angka dan keterangan/ uraian yang ada di catatan kaki yang ada di bagian bawah halaman otomatis akan ikut terhapus.